Espoon kaupungin asiarekisteri ja tietovarannot

Asiarekisteri

Asiarekisteri on rekisteri Espoon vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Espoon asiarekisteriin sisältyy tiedot Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen käsittelemistä asioista.

Asiarekisteriin sisältyviä tietoja käsitellään Espoon päätöksentekojärjestelmässä sekä muissa tietojärjestelmissä.

Tietovarannot

Tietovaranto on viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja ja yksilöiviä rekisteritietoja sisältävä kokonaisuus, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Tietovarannoissa käsitellään Espoon lakisääteisissä ja muissa tehtävissä ja palveluissa tarvittavia tietoaineistoja. Tietovarannot on kuvattu alla toimialakohtaisesti.

Tutustu tietovarantoihin liittyviin tietosuojaselosteisiin.

Sosiaali- ja terveyspalvelut

Sosiaalihuollon tietovaranto

Sosiaalihuollon tietovarantoa käytetään kunnan sosiaalihuollon lakisääteisten tehtävien järjestämiseen ja valvontaan.

Tietoaineistot

Kuvaukset sosiaalihuollon tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Aikuisten sosiaalipalvelut
  • Lasten kuntoutuspalvelujen potilasrekisteri
  • Lastensuojelu
  • Perheneuvola
  • Perheoikeudelliset palvelut
  • Perhesosiaalityö
  • Vammaispalvelut
  • Mielenterveys- ja päihdepalvelut
  • Kotihoidon asiakasrekisteri
  • Pitkäaikaishoito
  • Seniorineuvonta ja palveluohjaus (Nestori)

Tietojärjestelmät

Sosiaalihuollon tietojärjestelmä

Hakutekijät

Hetu, etunimi ja sukunimi, tiedot palveluista, asiakassuhteen ajankohtatiedot

Terveydenhuollon tietovaranto

Terveydenhuollon tietovarantoa käytetään kunnan terveydenhuollon lakisääteisten tehtävien järjestämiseen ja valvontaan.

Tietoaineistot

Kuvaukset sosiaalihuollon tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Lasten kuntoutuspalvelujen potilasrekisteri
  • Lastenpsykiatrisen avohoitoyksikön potilasrekisteri
  • Henkilötietojen käsittely äitiys- ja lastenneuvolassa sekä koulu- ja opiskeluterveydenhuollossa
  • COVID-19 -näytteenottoon ohjaus ja tartuntojen seuranta
  • Mielenterveys- ja päihdepalvelut
  • Potilasrekisteri
  • Espoon sairaala

Tietojärjestelmät

Terveydenhuollon tietojärjestelmä

Hakutekijät

Hetu, etunimi ja sukunimi, tiedot palveluista, asiakassuhteen ajankohtatiedot

Eläinlääkintähuollon tietovaranto

Eläinlääkintähuollon tietovarantoa käytetään kunnan eläinlääkintähuollon lakisääteisten tehtävien järjestämiseen ja valvontaan.

Tietoaineistot

Kuvaukset sosiaalihuollon tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Kunnan eläinlääkärien asiakasrekisteri

Tietojärjestelmät

Täydennetään vuoden 2021 alussa

Hakutekijät

Hetu, etunimi ja sukunimi, tiedot palveluista, asiakassuhteen ajankohtatiedot

Elintarvikevalvonnan tietovaranto

Elintarvikevalvonnan tietovarantoa käytetään kunnan elintarvikevalvonnan lakisääteisten tehtävien järjestämiseen ja valvontaan.

Tietoaineistot

Kuvaukset sosiaalihuollon tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Ympäristöterveydenhuollon valvontarekisteri

Tietojärjestelmät

Täydennetään vuoden 2021 alussa

Hakutekijät

Hetu, etunimi ja sukunimi, tiedot palveluista, asiakassuhteen ajankohtatiedot

Ympäristöterveydenhuollon ja eläintensuojelun tietovaranto

Ympäristöterveydenhuollon tietovarantoa käytetään kunnan ympäristöterveydenhuollon ja eläintensuojelun lakisääteisten tehtävien järjestämiseen ja valvontaan.

Tietoaineistot

Kuvaukset sosiaalihuollon tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Ympäristöterveydenhuollon valvontarekisteri
  • Kunnan eläinlääkärien asiakasrekisteri

Tietojärjestelmät

Täydennetään vuoden 2021 alussa

Hakutekijät

Hetu, etunimi ja sukunimi, tiedot palveluista, asiakassuhteen ajankohtatiedot

Sivistystoimi

Kulttuuripalvelujen tietovaranto

Kulttuuripalvelujen tietovarantoa käytetään mm. kirjasto-, museo-, orkesteri-, sekä kulttuuritapahtumapalveluiden järjestämiseen ja tuottamiseen.

Tietoaineistot

Kuvaukset kulttuuripalvelujen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Helmet-kirjastojen asiakasrekisteri
  • Espoon omatoimikirjastojen kulun- ja kameravalvonnan henkilörekisteri
  • Lainaa kirjastolainen -opastusten tilausrekisteri
  • Espoon hakeutuvan palvelun henkilörekisteri
  • Kaupunginmuseon kulttuuriperintötiedon henkilörekisteri
  • Espoon kulttuurikeskuksen markkinointirekisteri
  • Asiakastyytyväisyyskyselyn arvonta
  • Sivistystoimen avustushakemusrekisteri
  • Dataskyddsbeskrivning Esbo arbis nyhetsbrev
  • Dataskyddsbeskrivning Esbo arbis
  • Dataskyddsbeskrivningen för det elektroniska webbinstitutet Moodle
  • Dataskyddsbeskrivning Bokningsregister för guidningarna

Tietojärjestelmät

Museoiden kokoelmanhallintajärjestelmä, kirjastojen kokoelmanhallinta- ja asiakastietojärjestelmä (Helmet), Kulttuuriavustusjärjestelmä

Hakutekijät

Hetu, etunimi ja sukunimi, asiakassuhteen ajankohtatiedot

Nuorisopalvelujen tietovaranto

Nuorisopalvelujen tietovarantoa käytetään nuorisopalvelujen järjestämiseen, mm. nuorten tukemiseen, tiedottamiseen, tilastointiin, sekä nuorisovaltuuston toiminnan mahdollistamiseen.

Tietoaineistot

Kuvaukset nuorisopalvelujen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Sivistystoimen avustushakemusrekisteri
  • Espoon nuorisotilojen jäsenrekisteri
  • Etsivän nuorisotyön henkilörekisteri
  • Tajua Mut! yhteydenottopyyntö -palvelun henkilörekisteri
  • Työelämän koulutusmateriaali Ohjaamotalossa
  • Ilmoittautuminen Ohjaamotalon korttikoulutukseen
  • Ohjaamotalon NuortenRekryyn ilmoittautuminen
  • Nuorisovaltuustovaalit ja nuorisovaltuutetut
  • Espoon kesäseteleiden asiakasrekisteri
  • Harjoittelupaikkahakemus Espoon nuorisopalveluille

Tietojärjestelmät

Nuorisoavustusjärjestelmä

Hakutekijät

Hetu, etunimi ja sukunimi, asiakassuhteen ajankohtatiedot

Liikuntapalvelujen tietovaranto

Liikuntapalvelujen tietovarantoa käytetään liikuntapalvelujen tuottamiseen, mm. liikuntatilojen ja paikkojen ylläpitämiseen ja tarjoamiseen kuntalaisille, sekä liikuntaneuvonnan tuottamiseen.

Tietoaineistot

Kuvaukset liikuntapalvelujen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Erityisryhmien uima- ja kuntosalikorttien henkilörekisteri
  • Omavalvontasitoumuksiin liittyvä henkilörekisteri
  • Avustuksiin ja käyttövuorohakemuksiin liittyvä henkilörekisteri
  • Liikuntaneuvonnan asiakasrekisteri
  • Sivistystoimen avustushakemusrekisteri

Tietojärjestelmät

Kurssien ilmoittautumisjärjestelmä, Taso – Kilpailujärjestelmä, Valo-ohjausjärjestelmä, resurssivarausjärjestelmä, Ulkoliikunta.fi

Hakutekijät

Hetu, etunimi ja sukunimi, seuran nimi, asiakassuhteen ajankohtatiedot

Oppilas- ja opiskelijahuollon tietovaranto

Oppilas- ja opiskelijahuollon tietovarantoa käytetään opiskeluhuoltolain edellyttämiin asioihin.

Tietoaineistot

Kuvaukset oppilas- ja opiskelijahuollon tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Opiskeluhuollon kuraattorien asiakasrekisteri
  • Opiskeluhuollon psykologien asiakasrekisteri
  • Opiskeluhuoltorekisteri
  • Opiskeluhuollon terapeuttien asiakasrekisteri

Tietojärjestelmät

Oppilas- ja opiskelijahuollon tietojärjestelmä

Hakutekijät

Hetu, etunimi ja sukunimi, asiakassuhteen ajankohtatiedot

Opetuksen ja koulutuksen tietovaranto

Opetuksen ja koulutuksen tietovarantoa käytetään opetuksen järjestämiseen.

Tietoaineistot

Kuvaukset opetuksen ja koulutuksen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Iltapäivätoiminnan järjestämisen henkilörekisteri
  • Kehitysvammaisten ja autististen koululaisten aamu-, iltapäivä- ja lomahoidon henkilörekisteri
  • Esiopetuksen oppilasrekisteri, suomenkielinen opetus
  • Lukio-opetuksen opiskelijarekisteri, suomenkielinen opetus
  • Perusopetuksen oppilasrekisteri, suomenkielinen opetus
  • Tapiolan Lukio -mobiilisovellus
  • Espoon ja Kauniaisten suomenkielisten lukioiden sähköinen ainevalintakortti
  • Yhteiskehittäminen Espoon oppimisympäristöjen kanssa

Tietojärjestelmät

Opetuksen tietojärjestelmä 

Hakutekijät

Hetu, etunimi ja sukunimi, asiakassuhteen ajankohtatiedot

Varhaiskasvatuksen tietovaranto

Varhaiskasvatuksen tietovarantoa käytetään varhaiskasvatuspalveluiden tuottamiseen.

Tietoaineistot

Kuvaukset varhaiskasvatuksen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Suomen- ja ruotsinkielisen esiopetuksen ja perusopetukseen valmistavan opetuksen asiakasrekisteri
  • Varhaiskasvatuksen kerhotoiminnan asiakasrekisteri
  • Suomen- ja ruotsinkielisen varhaiskasvatuksen asiakastietorekisteri
  • Yksityisen varhaiskasvatuksen henkilörekisteri
  • Perheiden palkkaamien työsopimussuhteisten hoitajien henkilörekisteri
  • Espoon sisaruslisän hakemusrekisteri

Tietojärjestelmät

Varhaiskasvatuksen tietojärjestelmä

Hakutekijät

Hetu, etunimi ja sukunimi, varhaiskasvatusyksikön nimi, asiakassuhteen ajankohtatiedot

Tekninen ja ympäristötoimi

Ympäristönsuojelun tietovaranto

Ympäristön suojelun tietovarantoa käytetään ympäristönsuojelulain velvoittamien tehtävien kuten ympäristölupien ja -tarkastusten hoitamiseen. Näitä tehtäviä ovat myös meluntorjuntaan, ilman- ja vesiensuojeluun liittyvät toimenpiteet. Ympäristön suojelun suunnitteluun, kehittämiseen ja valvontaan liittyvät tehtävät sekä luonnonsuojelun edistämisen tehtävät kootaan myös tietovarantoon.

Tietoaineistot

Kuvaukset ympäristönsuojelun tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Trimble Locus ympäristövalvontarekisteri

Tietojärjestelmät

Paikkatietojärjestelmä, teknisen ja ympäristötoimen dokumentinhallintajärjestelmä

Hakutekijät

Päätöstä hakeneen tai ympäristöhaitasta ilmoittaneen henkilön tai organisaation nimi, hankealueen nimi

Rakennusvalvonnan tietovaranto

Rakennusvalvonnan tietovarantoa käytetään rakentamiseen liittyvien lupien, toimenpiteiden ja tarkastusten hoitamiseen sekä rakentamiseen liittyvän ohjauksen ja neuvonnan toteuttamiseen.

Tietoaineistot

Rakennusvalvonnan keskeisiä tietoaineistoja ovat rakennusten pääpiirustukset, rakenne- ja erityissuunnitelmat, lupahakemukset ja -päätökset ja katselmuspöytäkirjat. Tietovarannon sisältämiä tietoaineistoja kuvataan tarkemmin oheisessa tietosuojaselosteessa:

  • Trimble Locus, rakennuslupa- ja vastuuhenkilöjärjestelmä

Tietojärjestelmät

Paikkatietojärjestelmä, teknisen ja ympäristötoimen dokumentinhallintajärjestelmä

Hakutekijät

Lupatunnus, kohteen osoite, asiakkaan nimi

Maankäytön tietovaranto

Maankäytön tietovarantoa käytetään maankäyttö- ja rakennuslaissa määriteltyjen tehtävien hoitamiseen. Näitä tehtäviä ovat mm. asema- ja yleiskaavoitukseen, liikennesuunnitteluun sekä yleiseen alueiden käytön suunnitteluun, rakentamisen ohjaukseen ja valvontaan sekä kuntien ja maakuntien väliseen yhteistyöhön liittyvät toimenpiteet, suunnittelu ja kehittäminen. Myös maaomaisuuden hallintaan ja ohjaamiseen liittyvät tehtävät, kuten maankäyttösopimukset ja -luvat sekä kartta- ja johtotiedot tallennetaan tietovarantoon.

TIetoaineistot

Maankäytön tietoaineistoja ovat esimerkiksi yleiskaavat, osayleiskaavat ja asemakaavat, kartat, liikennesuunnitelmat ja ympäristövaikutusselvitykset. Tietovarannon sisältämiä tietoaineistoja kuvataan tarkemmin oheisissa tietosuojaselosteissa:

  • Asiakasrekisteri – kaavavalmistelun osallisten yhteystiedot
  • Kaavoituksen kyselyrekisteri – asukaskyselyjen ja kaavapalautejärjestelmän vastausaineisto
  • Erikoiskarttatilaukset
  • johtokartoitusrekisteri
  • Johtotiedot
  • Espoon karttapalvelun käyttäjärekisteri
  • Karttatilaukset
  • Tilausrekisteri
  • Lyhytaikainen maanvuokraus
  • Maankäyttöluvat
  • Maankäyttösopimusrekisteri
  • Maanvuokrasopimusten siirto
  • Maanhankintamääräraha
  • Omakotitontin myyntitarjoukset
  • Rajanaapurisuostumukset
  • Mappipäätökset
  • Täytäntöönpanon työluettelo
  • Yritystonttien hakijat
  • Trimble Locus / Maaomaisuussovellus
  • Trimble Locus, yleisten alueiden luparekisteri

Tietojärjestelmät

Paikkatietojärjestelmä, teknisen ja ympäristötoimen dokumentinhallintajärjestelmä

Hakutekijät

Kiinteistötunnus, asiakkaan nimi

Kiinteistötietovaranto

Kiinteistötietovarantoa käytetään kiinteistörekisterin ylläpitoon ja siihen liittyvien tehtävien, kuten kiinteistövero- ja kiinteistökauppatietojen hallintaan ja tallentamiseen.

Tietoaineistot

Kiinteistötietovarannon tietoaineistoja ovat tiedot kiinteistöistä ja määräaloista sekä tiedot kiinteistöjen ja määräalojen omistajista ja haltijoista. Tietovarannon sisältämiä tietoaineistoja kuvataan tarkemmin oheisissa tietosuojaselosteissa:

  • Kiinteistöveron kohteet excel -taulukko
  • Kauppahintarekisteri
  • Tonttiyksikkö, pientalotontin hakijat
  • Trimble Locus kiinteistörekisteri

Tietojärjestelmät

Paikkatietojärjestelmä, teknisen ja ympäristötoimen dokumentinhallintajärjestelmä

Hakutekijät

Kiinteistötunnus, kiinteistön omistajan tai haltijan nimi

Asumisen tietovaranto

Asumisen tietovarantoa käytetään valtion tukemien vuokra-asuntojen asukasvalintojen valvontaan, asumisoikeusasuntojen järjestysnumerohakemusten käsittelyyn sekä hissi- ja korjausavustuksiin liittyvien tehtävien hoitamiseen. Lisäksi tietovarantoon tallennetaan kaupungin palvelusuhdeasuntoihin, vanhusten palvelutaloasuntoihin, välivuokrattuihin asuntoihin ja kaupungin omistamiin pienkiinteistöihin tehdyt vuokrasopimukset.

Tietoaineistot

Kuvaukset asumisen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Asumisoikeusnumeroiden ja -asuntojen asiakasrekisteri
  • Asuntoyksikön asukas-, huoneisto- ja vuokrasopimusrekisteri
  • Asukasvalintojen valvonnan rekisteri

Tietojärjestelmät

Täydennetään vuoden 2021 alussa

Hakutekijät

Asiakkaan nimi, asunnon osoite

Katujen ja yleisten alueiden tietovaranto

Katujen ja yleisten alueiden tietovarantoa käytetään katujen ja yleisten alueiden rakentamiseen, kunnossa- ja puhtaanapitoon liittyvien tehtävien hoitamiseen. Tietovarantoon kirjataan puistojen, ulkoilualueiden ja kevyen liikenteen väylien hoitamiseen liittyvät toimenpiteet. Myös liikenteen ohjauslaitteiden, pysäköinnin järjestämiseen ja valvontaan liittyvät toimenpiteet kirjataan tietovarantoon.

Tietoaineistot

Katujen ja yleisten alueiden tietovaranto keskeisiä tietoaineistoja ovat esimerkiksi katu- ja puistosuunnitelmat ja tiedot katujen rakentamishankkeista. Tietovarannon sisältämiä tietoaineistoja kuvataan tarkemmin oheisissa tietosuojaselosteissa:

  • Pysäköintivirhemaksupäätöksien rekisteri
  • Henkilötietojen käsittely Puistojumppavaraukset
  • Ajoneuvojen siirtoa koskeva rekisteri
  • Winkki-järjestelmä, yleisten alueiden tapahtumarekisteri (Winkki-katutapahtumat)
  • Hansu hankerekisteri

Tietojärjestelmät

Yleisten alueiden tapahtumatietojärjestelmä

Hakutekijät

Osoite, rekisterinumero, asiakkaan nimi

Toimitilojen tietovaranto

Toimitilojen tietovarantoa käytetään kaupungin omien toimitilojen hoitoon ja käyttöön, kuten kiinteistönpitoon, tilahallintaan ja vuokrasopimuksiin liittyvien tehtävien hoitamiseen.

Tietoaineistot

Kuvaukset toimitilojen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Elektromekaanisen lukituksen tietosuojarekisteri
  • Etälukutunnisteen käyttäjärekisteri rikosilmoitinlaitteen ohjauksessa
  • Koki kiinteistöpidon tietojärjestelmä
  • Kulunhallinnan tietosuojarekisteri
  • RambollFM kiinteistötietojärjestelmä
  • Vuokrasopimukset, Espoon kaupungille vuokratut toimitilat ja Espoon kaupungin vuokraamat toimitilat (manuaalinen)
  • Henkilökuntaluettelo palveluyritysten työntekijöistä

Tietojärjestelmät

Kiinteistöpidon tietojärjestelmä, kiinteistötietojärjestelmä

Hakutekijät

Osoite, työntekijän nimi

Konsernihallinto

Työ- ja elinkeinopalveluiden tietovaranto

Työ- ja elinkeinopalvelujen tietovarantoa käytetään kaupungin elinkeino- ja innovaatiopolitiikan, työllisyysasioiden, yrityspalveluiden, maahanmuutto- ja kotouttamisasioiden, kaupunkipolitiikan, osallisuuden, kansainvälisten asioiden ja kaupunkimarkkinoinnin hoitamiseksi sekä näihin liittyvän yhteydenpidon ja asiakaskontaktien hoitamiseksi sekä tapahtumien järjestämiseksi.

Tietoaineistot

Kuvaukset tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Palvelukehitys-yksikön sidosryhmärekisteri
  • Työllisyyspalvelujen asiakasrekisteri
  • Espoon kaupungin markkinointirekisteri

Tietojärjestelmät

Täydennetään vuoden 2021 alussa

Hakutekijät

hetu, etunimi ja sukunimi, yrityksen nimi, asiakkuuden ajankohtatiedot

Yleishallinnon tietovaranto

Yleishallinnon tietovarantoa käytetään hyvän hallinnon ja erilaisten hallinnollisten velvotteiden toteuttamiseen sekä johtamisen tukemiseen. Tietovarantoa käytetään kaupungin virallisen kirjeenvaihdon, päätöksenteon sekä kaupungin muiden keskeisten asioiden ja asiakirjojen rekisteröiminen seurantatarkoituksessa kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tietovarantoon tallennetaan tietoa kaupungin sopimuksista, ohjelmista ja projekteista, luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuuksista, kaupunginvaluuston työskentelystä ja poissaoloista, kaupungin turvallisuuden hallinnasta sekä viestinnässä käytettäviä aineistoja. Tietovarannossa säilytetään myös kaupungin toimintaan liittyvän tilastotuotanto- ja tutkimustoiminnan sekä verotuloseurannan tietoaineistoja.

Tietoaineistot

Kuvaukset tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Espoon kaupungin aineistopankki
  • Espoon kaupungin päätöksentekojärjestelmä D10
  • Projektisalkku tietosuojaseloste
  • Sidonnaisuusrekisterin tietosuojaseloste
  • Tilasto- ja tutkimustoiminnan tietosuojaseloste
  • Valtuutettujen poissaolot
  • Verotuloseurannan tietosuojaseloste
  • Notecrow tietosuojaseloste

Tietojärjestelmät

Projektisalkku, Sidonnaisuusrekisteri, Päätöksentekojärjestelmä (Dynasty 10)

Hakutekijät

Päätöspäivämäärä, päätöksentekijä, vireillepanija, päätöksen nimi,  asiakirjan päivämäärä, sopimusosapuolet, sopimuksen nimi, , sopimuksen solmimisajankohtatiedot, luottamushenkilön nimi

Henkilöstötietovaranto

Henkilöstötietovarantoa käytetään Espoon kaupunkiin työ- tai virkasuhteessa olevien tai muulla tavoin toimeksiantosuhteessa olevien henkilöiden ja heihin liittyvien tietojen tallentamiseen palvelus- tai toimeksiantosuhteen elinkaaren eri vaiheissa. Tietovarantoon tallennetaan myös tietoja kaupungin työnhakijoista ja kaunpungista työnantajana kiinnostuneista. Tietovarannon tietoja käytetään henkilöstöhallinnon toteuttamiseen, työhakemusten käsittelyyn, työnantajana toimimiseen, työajan seurantaan, käyttöoikeuksien hallintaan, työterveyshuollon järjestämiseen sekä mm. työsuojeluun ja työturvallisuuden seurantaan ja kehittämiseen.

Tietoaineistot

Kuvaukset henkilöstötietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Espoon kaupungin henkilöstörekisteri
  • Espoon kaupungin työajanseuranta
  • Espoon kaupungin rekrytoinnin asiakasrekisteri
  • Espoon kaupungin työterveyshuollon potilasrekisteri
  • Työturvallisuusriskien hallintarekisteri

Tietojärjestelmät

Rekrytointijärjestelmä, Henkilöstötietojärjestelmä, Työturvallisuusjärjestelmä (Hessu)

Hakutekijät

työntekijän tai työnhakijan nimi ja hetu

Talouden tietovaranto

Talouden tietovarantoa käytetään kaupungin yhteisen taloushallinnon hoitamiseen sekä talouden suunnitteluun, ennustamiseen, raportointiin ja analytiikkaan. Tietovarantoa käytetään hankintojen toteuttamiseen, ostojen seurantaan ja hallintaan, myyntilaskutukseen, verkkomaksamisen ja kassapäätteiden hallintaan, käyttöomaisuuden hallintaan, kustannuslaskentaan, kuntien talouden raportointivelvollisuuksien täyttämiseen sekä tiedon tuottamiseksi johtamisen tueksi. Tietovarannossa hallintaan mm. tietoja Espoon henkilö- ja yhteisöasiakkaista sekä tavaroiden ja palveluiden toimittajista.

Tietoaineistot

Kuvaukset talouden tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Kassajärjestelmä
  • Community
  • Maksuliikenne kassaennustaminen tietosuojaseloste

Tietojärjestelmät

Kassajärjestelmä, Maksuliikennejärjestelmä

Hakutekijät

Täydennetään vuoden 2021 alussa

Vaalitietovaranto

Vaalitietovarantoa käytetään vaalien järjestämiseen liittyvien tehtävien järjestämiseen sekä kuntavaalien äänestyslipukkeiden säilyttämiseen.

Tietoaineistot

Äänestysliput, vaaliluettelot (ketkä äänestäneet vaalipäivänä), ehdokaslistojen yhdistelmä.

Tietojärjestelmät

Täydennetään vuoden 2021 alussa

Hakutekijät

Täydennetään vuoden 2021 alussa

Ruokapalvelujen tietovaranto

Ruokapalvelujen tietovarantoa käytetään kaupungin järjestämien ateriapalvelujen tuottamiseen. Ateriapalveluja tuotetaan mm. varhaiskasvatukselle, peruskouluille ja lukioille, henkilöstölle sekä asukaspuistoille. Tietovarantoon tallennetaan tietoa mm. ruokapalvelujen toiminnan ohjaamiseksi, sopimussuhteiden hallintaan, erityisruokavalioiden toteuttamiseksi, palvelujen laskuttamiseksi ja asiakastyytyväisyyden mittaamiseksi.

Tietoaineistot

Kuvaukset ruokapalvelujen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Erityisruokavaliotietojen rekisteri
  • Ruokapalvelut asiakastyytyväisyyskyselyjen asiakasrekisteri
  • Yksityisten asiakkaiden asiakasrekisteri

Tietojärjestelmät

Täydennetään vuoden 2021 alussa

Hakutekijät

Täydennetään vuoden 2021 alussa

ICT-tietovaranto

ICT-tietovarantoa käytetään kaupungin tietojärjestelmien ja tietoliikenneverkkojen elinkaaren hallintaan sekä tietojärjestelmien käyttöoikeuksien hallintaan, seurantaan ja raportointiin. Kaupungin tietojärjestelmiä käyttävät kaupungin henkilöstö ja luottamushenkilöt, koulujen ja lukioiden oppilaat ja opiskelijat sekä kaupungin yhteistyökumppanit. Tietovarantoa käytetään myös rajapintojen käyttöoikeuksien hallintaan sekä tietojärjestelmien käytön valvontaan. Tietovarannon tietojen käsittelyllä varmistetaan tietoturvan toteutuminen ja toiminnan jatkuvuus, sekä mahdollistetaan teknisten virheiden selvittäminen.

Tietoaineistot

Kuvaukset ICT-tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Trimble Locus, käyttöoikeusrekisteri
  • Trimble Locus, rajapintakäyttöoikeusrekisteri
  • Trimble Locus, Webmap käyttöoikeusrekisteri
  • Azure AD hallinta-ja lokirekisteri
  • hallinnon O365 rekisteri

Tietosuojaselosteissa kuvattujen tietoaineistojen lisäksi ICT-tietovarantoon sisältyy ICT-laiterekisterin tietoaineistoja.

Tietojärjestelmät

Microsoft O365

Hakutekijät

Täydennetään vuoden 2021 alussa

Useampaa toimialaa koskevat tietovarannot

Yleisen asiakaspalvelun tietovaranto

Yleisen asiakaspalvelun tietovarantoon tallennetaan kaupungin palveluista kiinnostuneiden ja palveluissa asioivien tietoja erilaista yhteydenpitoa varten. Tällainen yhteydenpito voi olla esimerkiksi uutiskirjeiden tai sähköpostijakeluiden tilaamista, asiakaspostitusten vastaanottamista, palautteiden jättämistä, erilaisten esim. verkossa, puhelimitse tai chatissa tapahtuvien yhteydenottojen hallintaa, tilavarausten tekemistä tai tilapäisten käyttölupien hakemista, asiakastyytyväisyyskyselyiden toteuttamista, kaupungin verkkosivustojen käyttöä kirjautuneena, tapahtumien järjestämistä ja niihin osallistumista, viestintää kaupungin ja sen sidosryhmien välillä tai kuntalaisten osallistumista kaupungin palveluiden kehittämiseen ja toteuttamiseen.

Tietoaineistot

Kuvaukset yleisen asiakaspalvelun tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Kannusalin ja Kannukinon uutiskirjeen henkilörekisteri
  • Karatalon uutiskirjeen henkilörekisteri
  • Lasten kulttuurikeskus Auroran uutiskirjeen henkilörekisteri
  • Kaupunginmuseon asiakasrekisteri
  • Kaupunginorkesterin Tapiola Sinfonietta asiakasrekisteri
  • Sellosalin uutiskirjeen henkilörekisteri
  • Henkilötietojen käsittely kulttuurin tulosyksikön tapahtumailmoittautumiset ja kyselyt (Webropol)
  • Liikunta- ja nuorisopalveluiden uutiskirjeen asiakasrekisteri
  • Sivistystoimen resurssivarausjärjestelmän, sähköisen asiointipalvelun henkilörekisteri
  • Ohjaamotalon uutiskirjeen vastaanottajarekisteri
  • Teknisen keskuksen asiakaspalvelun toimeksiantorekisteri
  • Asiakasrekisteri / Villa Elfvikin luontotalon tilapäisen käytön käyttöluvan saaneet
  • Asiakasrekisteri/ Villa Elfvikin luontotalon kasvattajien kursseista ja muista tapahtumista tietoa haluavien sähköpostilista
  • Asiointipalvelujen ja palvelutorien palaute- ja asiakastyytyväisyysrekisteri
  • Chat-palveluiden rekisteri
  • Espoo.fi-sivuston käyttäjärekisteri, päivitetty 24.3.2020
  • Sidosryhmärekisteri
  • Kaikkien aikojen Espoo -kysely
  • Kestävä kehitys tapahtumarekisteri
  • Kulkukeskuksen markkinointirekisteri
  • Puheluiden tallennusrekisteri
  • Tapahtumarekisteri
  • Espoon kaupungin palvelujen palaute- ja asiakaspalvelujen vapaaehtoisten kehittäjien rekisteri
  • Verkkopalautejärjestelmä
  • Palvelujen palaute- ja asiakastyytyväisyysrekisteri

Tietojärjestelmät

Täydennetään vuoden 2021 alussa

Hakutekijät

Palvelun nimi, asiakkaan nimi

Kameravalvonnan tietovaranto

Tietoaineistot

Kuvaukset kameravalvonnan tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Espoon kaupungin toimitilojen tallentava kameravalvontajärjestelmä
  • Talomuseo Glimsin tallentavan kameravalvontajärjestelmän henkilörekisteri
  • Saaristomuseo Pentalan tallentavan kameravalvontajärjestelmän henkilörekisteri
  • Näyttelykeskus WeeGeen tila- ja turvallisuudenhallinnan sekä työajanseurannan henkilörekisteri
  • Henkilötietojen käsittely Espoon kaupunki/Lukutorin työmaan kameravalvonta

Tietojärjestelmät

Täydennetään vuoden 2021 alussa

Hakutekijät

Toimitilan nimi, ajankohtatieto

Länsi-Uudenmaan pelastuslaitos

Pelastustoimen tietovarantoa käytetään pelastuslaissa alueen pelastustoimen ja pelastuslaitoksen velvoittamien tehtävien järjestämiseen ja tuottamiseen. Lisäksi kemikaaliturvallisuuslainsäädännössä on alueen pelastusviranomaiselle säädetty valvontatehtäviä. Järjestäminen ja tuottaminen edellyttävät pelastustoimen resurssien ja suorituskyvyn suunnittelua ja seurantaa (materiaali, henkilöstö, käytettävyys) ylläpitämällä tarpeellisia suunnitelmia ja ohjeita sekä järjestelmiä.

Pelastustoimen tietovaranto

Pelastustoimen tietovarantoa käytetään pelastuslaissa alueen pelastustoimen ja pelastuslaitoksen velvoittamien tehtävien järjestämiseen ja tuottamiseen. Lisäksi kemikaaliturvallisuuslainsäädännössä on alueen pelastusviranomaiselle säädetty valvontatehtäviä. Järjestäminen ja tuottaminen edellyttävät pelastustoimen resurssien ja suorituskyvyn suunnittelua ja seurantaa (materiaali, henkilöstö, käytettävyys) ylläpitämällä tarpeellisia suunnitelmia ja ohjeita sekä järjestelmiä.

Tietoaineistot

Kuvaukset tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

  • Rekisteriseloste: Asukas ja rakennusrekisteri
  • Henkilöturvallisuusselvitysrekisteri, tietosuojaseloste
  • Kulunvalvonta ja työaikaseuranta, tietosuojaseloste
  • Kuntien yhteystietorekisteri, tietosuojaseloste
  • Pelastuslaitoksen palvelutuotannon vuorosuunnittelu
  • Pelastuslaitoksen henkilöstön palvelussuhdetiedot, harjoitusseuranta, tietosuojaseloste
  • Turvallisuushavaintorekisteri
  • Varautumistehtävien henkilörekisteri, tietosuojaseloste
  • Varustekorttirekisteri, tietosuojaseloste
  • Videovalvontajärjestelmä, tietosuojaseloste
  • Tietoa lup.fi-sivustosta

Tietojärjestelmät

Täydennetään vuoden 2021 alussa

Hakutekijät

Täydennetään vuoden 2021 alussa